Un logiciel d'organisme de formation, avec ou sans apprentis

Un logiciel organisme de formation, avec ou sans apprentis

Le marché des logiciels pour organismes de formation est large. Tevna est né dans un CFA, conçu par des dirigeants qui cumulent plus de 15 ans d'expérience de l'apprentissage, et c'est là qu'il va le plus loin. Mais une grande partie de l'outil sert tout organisme de formation : recruter et suivre ses candidats, faire l'appel, évaluer, interroger ses apprenants et ses entreprises, traiter les réclamations, tenir sa veille et ses preuves Qualiopi.

Concrètement, les modules se choisissent un par un. Un organisme qui forme des apprentis active les contrats et CERFA, le financement OPCO et le livret d'apprentissage. Un organisme sans apprentis s'en passe : ces modules restent inactifs, et l'outil s'allège d'autant. Le référentiel Qualiopi suit la même logique, avec moins d'exigences pour les actions hors apprentissage.

Pour qui Tevna est fait, et pour qui il ne l'est pas

Dans le menu et sur la page des fonctionnalités, chaque module indique s'il sert à l'apprentissage ou à toutes les formations. Le plus simple reste d'en parler en démonstration, sur vos formations réelles.

Ce que fait un logiciel de gestion de l'alternance complet

Un logiciel de gestion de l'alternance doit suivre l'apprenti de la candidature au dernier paiement de l'OPCO. Tevna le fait en six modules :

• Candidatures : pipelines par formation, e-mails d'étape, entretiens, CVthèque partagée aux entreprises.
• Contrats et CERFA : formulaire employeur en ligne, CERFA et convention préparés, signature électronique, ruptures.
• Financement OPCO : échéances suivies jusqu'au paiement, factures à émettre, soldes à risque.
• Livret d'apprentissage : ouverture au début du contrat, étapes remplies par chacun, relances.
• Assiduité : appel du formateur, émargement, justificatifs, relevés aux employeurs.
• Qualiopi : preuves rangées par indicateur, enquêtes, réclamations, registres.

Les apprentis, les entreprises et les formateurs ont chacun leur espace, à l'adresse de votre école.

Un logiciel de gestion d'organisme de formation Qualiopi

Tout organisme qui perçoit des fonds publics ou mutualisés pour ses actions doit être certifié Qualiopi, et l'apprentissage est l'une des catégories d'action du référentiel. Dans un logiciel de gestion d'organisme de formation Qualiopi, le plus utile n'est pas une check-list, c'est que l'activité quotidienne produise les preuves.

Dans Tevna, une feuille d'appel signée, une étape de livret validée par l'entreprise, une enquête relancée ou une réclamation traitée dans les délais sont rattachées à leur indicateur. Le détail est sur la page logiciel Qualiopi.

Logiciel centre de formation : ce qui ne change pas d'un outil à l'autre

Quel que soit le logiciel de centre de formation que vous comparez, posez les mêmes questions :

• Où sont vos données ? Dans Tevna, l'application et la base de données sont hébergées dans l'Union européenne, dans la région choisie par l'école, avec un environnement dédié par école, jamais partagé.
• Pouvez-vous les récupérer ? Une copie complète de votre base et de vos fichiers, dans des formats standards, sur simple demande, pendant le contrat et 30 jours après.
• Qui peut voir quoi ? Des droits par rôle et par personne, appliqués côté serveur, et la double authentification obligatoire pour l'équipe.
• Combien de temps pour démarrer ? Un environnement prêt en une journée, puis une reprise des données planifiée avec vous selon leur volume et leur format.
• Combien ça coûte ? Un prix selon le nombre d'apprentis, tout inclus : hébergement, sauvegardes, mises à jour et assistance. Voyez les tarifs.