Un logiciel Qualiopi où les preuves se rangent en travaillant

Pourquoi un logiciel Qualiopi plutôt qu'un classeur partagé

La plupart des CFA préparent leur audit en rassemblant des preuves dans des dossiers partagés, quelques semaines avant la date. Les documents existent souvent, mais ils sont dispersés, non datés, ou produits après coup. Un logiciel Qualiopi utile ne vous demande pas de remplir un classeur de plus : il range ce que votre équipe fait déjà.

Dans Tevna, les preuves naissent des modules que vous utilisez tous les jours : une feuille d'appel signée, une étape de livret validée par l'entreprise, une enquête envoyée et relancée, une réclamation traitée dans les délais. Elles sont rattachées à l'indicateur qu'elles servent.

Le suivi Qualiopi indicateur par indicateur

L'écran Qualité › Qualiopi › Conformité montre chaque exigence avec son état et ses preuves. La couverture est calculée sur les données vivantes et sur les preuves validées de moins de douze mois, et elle est photographiée chaque semaine : vous voyez si elle progresse ou se dégrade.

• Le jour de l'audit, cet écran montre ce qui est solide.
• D'ici là, il montre ce qui reste à traiter, indicateur par indicateur.
• Un statut peut être posé à la main quand votre équipe le juge nécessaire.

Des preuves Qualiopi de CFA datées et figées

Certains documents attendus par le référentiel se rédigent à partir de vos données : bilan annuel des réclamations, indicateurs de résultats, comptes rendus de réunion. Tevna en prépare un brouillon, signalé comme tel. Une personne désignée par l'école le relit, fixe sa date et la période couverte, puis le valide.

• Une preuve validée est figée, avec l'empreinte de son fichier. Seul le valideur désigné peut la corriger, et la correction est tracée.
• Pas de preuve reconstituée : un document indique à partir de quelles données il a été établi. Sans donnée source, rien n'est produit.
• Les traitements automatiques ne reçoivent ni nom, ni adresse, ni date de naissance des apprenants, et jamais d'information sur un handicap.

Enquêtes, réclamations, aléas : les registres tenus pour vous

Enquêtes de satisfaction programmées

Les enquêtes se programment à date fixe pour chaque public (apprentis, entreprises, formateurs) et peuvent se reconduire chaque année. Les non-répondants sont relancés chaque semaine jusqu'à la clôture. Un tableau de bord présente les résultats par classe et par question.

Réclamations avec leurs délais

Une réclamation arrive par l'espace de l'apprenti ou de l'entreprise, par la page publique de signalement, ou est saisie par l'équipe. Elle reçoit une date de réception, un délai d'accusé et un délai de réponse réglables, un responsable et une tâche. L'accusé de réception part par e-mail.

Difficultés et aléas

Les difficultés et les aléas rencontrés en cours de formation vivent dans le même registre que les réclamations, sans jamais être visibles des apprentis.

Préparer l'audit Qualiopi

Pour l'audit Qualiopi, l'échantillonnage tire la liste d'apprenants demandée par l'auditeur et rassemble leurs dossiers de preuves. Les registres attendus sont tenus au fil de l'année :

• Réunions : conseil de perfectionnement, revue de direction, réunions pédagogiques, conseils de classe, réunions de maîtres d'apprentissage, avec leurs fréquences attendues. L'ordre du jour se prépare avant, le compte rendu se rédige après à partir de vos notes, puis passe en relecture.
• Veille et amélioration : les actions proposées et retenues entrent au registre d'amélioration.
• Assiduité et livrets : feuilles d'appel signées, corrections tracées, étapes de livret validées par chacun.

Les modules émargement et livret d'apprentissage sont ceux qui fournissent le plus de preuves au quotidien. Pour le référentiel lui-même, notre guide sur les indicateurs Qualiopi détaille ce qu'attend l'auditeur.