Un CRM CFA où les candidatures avancent toutes seules

Ce qu'un CRM CFA doit faire de plus qu'un CRM commercial

Un CRM généraliste suit des prospects jusqu'à une vente. Un CRM CFA suit un candidat jusqu'à un contrat signé avec une entreprise, puis jusqu'à son entrée en classe. Entre les deux, il y a des entretiens, des pièces à fournir, une recherche d'employeur et souvent plusieurs personnes de l'équipe qui interviennent.

Tevna gère les candidatures dans la même base que les contrats et la scolarité. Un candidat qui signe passe de l'admission à la scolarité sans ressaisie : sa fiche garde tout son historique.

Des pipelines par formation, en glisser-déposer

Les candidatures arrivent dans Admission › Candidatures, rangées par formation et par étape. Vous faites avancer un candidat d'étape en étape par glisser-déposer, sur le tableau ou depuis sa fiche.

• Chaque formation peut avoir son pipeline, et une formation peut en avoir un différent selon l'école.
• Les étapes se renomment, se recolorent et se réordonnent ; vous pouvez en créer.
• Avant un changement d'étape, une confirmation indique les étapes sautées et les e-mails qui partiront.

Gestion des candidatures : des parcours d'e-mails par étape

Ce qui doit se passer quand une candidature arrive sur une étape se règle une fois pour toutes dans un parcours : e-mail d'accueil, relances, document à signer, formulaire de financement, tâches pour l'équipe. La gestion des candidatures ne dépend plus de la mémoire de chacun.

• Les e-mails partent depuis l'adresse de l'école, à ses couleurs, aux heures prévues.
• Un même e-mail n'est jamais envoyé deux fois à la même candidature dans la journée.
• Un candidat qui demande à ne plus être contacté est respecté pour les relances.

Chaque parcours a son journal : vous voyez, candidature par candidature, ce qui est parti, quand, et ce qui attend. Quand un candidat revient sur une étape déjà parcourue, par exemple pour refaire un document, vous choisissez de recommencer le parcours, de le reprendre ou de ne rien renvoyer.

Depuis la fiche, vous préparez aussi un devis et le contrat d'inscription, pré-remplis à partir de la candidature et signés électroniquement.

Rendez-vous et entretiens en ligne

Le candidat prend rendez-vous en ligne, depuis votre site ou un lien envoyé par e-mail. Il reçoit une confirmation, puis un e-mail en cas d'annulation ou de reprogrammation. Les conseillers sont prévenus de leurs rendez-vous. Vous planifiez aussi un entretien directement depuis la fiche.

Recrutement alternants : trouver l'entreprise

En apprentissage, une candidature n'aboutit qu'avec un employeur. Pour le recrutement des alternants, Tevna vous aide à placer vos candidats :

• le profil du candidat, avec un CV mis en forme, se partage aux entreprises par un lien, et vous suivez leurs réponses ;
• la CVthèque se partage aux entreprises qui recrutent ;
• les fiches entreprises gardent leurs contacts, leurs alternants passés et présents.

Quand une entreprise s'engage, le formulaire employeur part depuis la candidature. La suite se passe dans le module contrats d'apprentissage et CERFA.

Des sources de candidatures mesurées

Les formulaires de votre site et les prospects de vos campagnes Meta et Google Ads arrivent directement au bon endroit. Le module marketing rapproche les dépenses publicitaires des candidatures obtenues, pour savoir quelles campagnes recrutent vraiment.

Le CRM fait partie d'un ensemble : voyez l'ensemble des fonctionnalités du logiciel de gestion CFA.