Logiciel CFA : ce que couvrent ces réponses
Les réponses ci-dessous reprennent nos conditions générales de service et notre accord de sous-traitance RGPD : ce qui est écrit ici est ce qui est signé. Pour le détail des fonctions, voyez les fonctionnalités ; pour le modèle de prix, la page tarifs.
Questions fréquentes
Que gère Tevna, concrètement ?
Tevna couvre le parcours d'un apprenti, de la candidature au paiement par l'OPCO : candidatures, contrats d'apprentissage et CERFA, financement OPCO, livret d'apprentissage, assiduité et émargement, qualité et Qualiopi. S'y ajoutent des modules comme le planning, les notes et examens, l'e-learning, la facturation des formateurs ou les anciens élèves.
Combien coûte Tevna ?
Le prix est un abonnement tout inclus, calculé selon le nombre d'apprenants actifs de votre établissement. Il comprend l'hébergement, les sauvegardes, les mises à jour et l'assistance. La mise en service (création de l'environnement, reprise standard des données, formation de l'équipe) fait l'objet d'un devis séparé. Le détail est sur la page tarifs.
Combien de temps faut-il pour démarrer ?
Votre environnement est prêt en une journée, à l'adresse et aux couleurs de votre école. La reprise de vos données est ensuite planifiée avec vous, selon leur volume et leur format, puis votre équipe est formée.
Pouvez-vous reprendre nos données existantes ?
Oui : apprenants, entreprises et contrats, à partir de fichiers ou d'un outil tiers, selon le périmètre prévu au contrat. Vous vérifiez le résultat de la reprise ; vous disposez de 15 jours pour formuler vos réserves par écrit.
Où sont hébergées nos données ?
Votre base de données, vos fichiers et les fonctions serveur sont hébergés dans l'Union européenne, dans la région que vous choisissez : Paris, Irlande ou Francfort. Chaque école a son propre environnement, jamais partagé avec une autre. Les rares flux hors de l'Union, comme les sauvegardes chiffrées avant leur envoi, sont listés et encadrés dans l'accord de sous-traitance.
Tevna est-il conforme au RGPD ?
Vous restez responsable de traitement et Liliad, l'éditeur, agit comme sous-traitant au sens de l'article 28 du RGPD. Un accord de sous-traitance fait partie du contrat : il liste chaque sous-traitant ultérieur, les mesures de sécurité et l'engagement de vous notifier une violation de données au plus tard 48 heures après en avoir eu connaissance. Les fonctions d'intelligence artificielle ne sont activées que si vous les souscrivez, et les données de santé ou relatives au handicap ne leur sont jamais transmises.
Comment nos données sont-elles protégées ?
La double authentification est obligatoire pour votre équipe, et les droits par rôle sont appliqués au niveau de la base de données. Les données sont sauvegardées chaque nuit, chiffrées, conservées 30 jours chez un prestataire distinct de l'hébergeur principal, et une relecture des sauvegardes est testée chaque semaine. La disponibilité et les tâches automatiques sont surveillées au moins une fois par heure.
Comment fonctionne l'assistance ?
L'assistance est incluse et n'est pas limitée en nombre de demandes, dans le cadre d'un usage raisonnable. Elle est joignable par e-mail les jours ouvrés de 9 h à 18 h. Selon la gravité, la prise en charge intervient sous 4 heures ouvrées (service bloqué), 1 jour ouvré (fonction inutilisable sans contournement) ou 2 jours ouvrés (question, réglage, gêne avec contournement).
Pourrons-nous récupérer nos données si nous partons ?
Oui. Pendant le contrat et pendant 30 jours après sa fin, vous obtenez sur simple demande une copie complète de vos données : la base dans un format standard (SQL ou CSV) et vos fichiers dans leur format d'origine. Cette copie est sans frais une fois par an pendant le contrat et une fois à sa fin. Vos données restent votre propriété.
Peut-on n'utiliser que certains modules ?
Oui. Chaque module s'active ou se coupe. Un module coupé disparaît pour toute l'équipe, avec ses relances automatiques : vous pouvez démarrer avec l'essentiel et ouvrir le reste ensuite.
Tevna gère-t-il plusieurs sites ou plusieurs écoles ?
Oui. Un organisme peut regrouper plusieurs écoles dans Tevna, chacune avec son identité, ses formations et ses documents.
Les apprentis, les entreprises et les formateurs ont-ils accès à Tevna ?
Oui, chacun dans son propre espace, à l'adresse de votre école, sur les mêmes données que votre équipe. L'apprenti y trouve son planning, ses absences et justificatifs, son livret et ses documents ; l'entreprise son formulaire employeur, ses contrats, le livret et les relevés de présence de son apprenti ; le formateur ses séances, ses appels, ses notes et la facturation de ses heures.
Tevna est-il connecté aux OPCO ?
Tevna lit les échéanciers des OPCO qui proposent une interface (API) dès qu'un connecteur est en place pour cet OPCO, et les relit automatiquement chaque nuit. Un contrat dont l'OPCO n'est pas connecté est signalé comme tel et suivi depuis l'écran de financement. La liste des OPCO connectés évolue : demandez-la lors de la démo pour vos propres OPCO.
Quelle est la durée d'engagement ?
Le contrat est conclu pour une durée initiale indiquée au formulaire d'abonnement, 12 mois à défaut, puis se renouvelle par périodes de 12 mois. Vous pouvez y mettre fin en prévenant au moins 2 mois avant l'échéance. Un projet pilote, avec sa propre durée et son propre prix, peut être prévu au démarrage.
Quel niveau de disponibilité est prévu ?
L'objectif est une disponibilité mensuelle de 99 %, hors maintenances annoncées. Une maintenance susceptible d'interrompre le service plus de 30 minutes est annoncée au moins 48 heures à l'avance et réalisée, sauf urgence de sécurité, en dehors des heures de bureau.